Es obligatorio enviar al corredor registrado un conocimiento de embarque (BOL) aprobado o un comprobante de entrega (POD) antes de que se emita un pago, sin importar si tu transportista recibe el pago a través de Convoy o utiliza una compañía de factoraje externa. La Plataforma Convoy facilita subir tu documentación directamente en la aplicación de Convoy.
Servicios como QuickPay con descuento, detención sin complicaciones y lumper fees también requieren que el BOL sea subido dentro de las 24 horas posteriores a la finalización o cancelación del embarque.
Asegúrate de que tu BOL y demás documentos sean precisos. Las razones más comunes de rechazo de documentos son páginas faltantes, mala calidad de imagen, información de envío incorrecta y falta del comprobante de entrega. Al recoger un embarque, tómate el tiempo para entender qué documentos son necesarios. Si notas un error, comunícate con el corredor de la carga a través del número de servicio al cliente proporcionado en la página de soporte de detalles de la carga. El corredor registrado se reserva el derecho de retener el pago hasta que envíes documentos correctos y sean validados por el corredor. Una vez aprobados, la Plataforma Convoy facilitará el pago.
Los documentos subidos para embarques de QuickPay el mismo día normalmente se revisan dentro de 8 horas, y todos los demás documentos se revisan dentro de 24 horas después de su envío. Si los documentos son rechazados o están incompletos, el proceso de aprobación puede superar estos plazos.
Subir un documento mediante la app de Convoy
Durante una carga:
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Abre la aplicación de Convoy y toca "My Loads".
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Abre la carga en "Booked" para la cual deseas subir un documento.
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Toca la pestaña "Docs" y selecciona “Add Page".
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Selecciona el tipo de documento y toca "Next".
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Selecciona "Take photo" para tomar una nueva foto, "Choose from library" si ya tienes una foto, o "Choose PDF" si tienes un PDF del documento disponible para subir. Necesitarás confirmar que la app de Convoy pueda acceder a tu cámara o fotos si es la primera vez que usas esta función.
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Asegúrate de que la foto sea legible y toca "Next". Si necesitas volver a tomar la foto, usa la opción "Retake". De lo contrario, toca "Confirm".
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Una vez que hayas agregado una foto de cada página del BOL, toca "Rate Job" y deja una reseña sobre las instalaciones.
Después de completar una carga:
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Abre la aplicación de Convoy y toca "My Loads".
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Si tienes cargas con "Docs Missing", "Docs Pending Approval" y/o "Docs Rejected", verás carpetas en la parte superior de la pestaña "Booked", o puedes buscar cargas individuales en la pestaña "Completed".
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Toca la pestaña "Docs" y selecciona "Add Page".
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Selecciona el tipo de documento y toca "Next".
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Selecciona "Take photo" para tomar una nueva foto, "Choose from library" si ya tienes una foto, o "Choose PDF" si tienes un PDF del documento disponible para subir. Necesitarás confirmar que la app de Convoy pueda acceder a tu cámara o fotos si es la primera vez que usas esta función.
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Asegúrate de que la foto sea legible y toca "Next". Si necesitas volver a tomar la foto, usa la opción "Retake". De lo contrario, toca "Confirm".
Recuerda que puedes seguir los mismos pasos para subir fotos de otros documentos, como recibos de lumper y tickets de báscula.